전시회 이렇게 준비 하자.

2014 Security & Safe와 Secon Expo 2015 두 번의 전시회를 마치며 느낀점을 간단히 적어보겠습니다.

처음 전시회를 준비하시는 분들께 도움이 되었으면 좋겠습니다.

목차

1. 전시회를 준비하자

2. 전시회 부스

   1) 전시회 부스 소개

   2) 전시회 관련 문서 쓰기

   3) 전시회 비품 신청

3. 홍보 자료 제작

   1) 종류 소개

   2) 디자인 작업

   3) 인쇄 작업

4. 부스 설치 및 컨셉잡기

   1) 컨셉잡기

   2) 부스 구성하기

   3) 사람을 주목 시켜라

5. 마치며

1. 전시회를 준비하자

전시회를 처음 참가하시는 분들은 무엇을? 어떻게? 언제부터? 준비해야 할지 막막할 수도 있습니다. 전시회의 종류에 따라 부스 준비 과정은 다르겠지만, 공통 된 부분만 참조 하시길 바랍니다.

2. 전시회 부스

   1) 전시회 부스 소개

전시회 부스는 크게 “조립부스”와 “독립부스”로 나누어 집니다. 조립부스는 3m x 3m(1부스)의 크기의 부스로 부스 골격, 업체명 간판, 안내데스크, 의자 및 조명 등이 기본 제공이 되는 부스 입니다. 기본적인 틀 안에서만 수정이 가능하며, 독립부스에 비해 인테리어 비용이 많이 들지 않기 때문에 좀 더 저렴하게 부스를 준비 하실 수 있습니다.

(기본 조립부스)

독립부스는 최소한의 비품이 지원되는 조립부스와는 달리 신청한 부스의 영역내에서 인테리어를 자유롭게 할 수 있는 장점이 있으나, 부스 구성에 시간과, 비용 등이 많이 소요됩니다. 주로 대기업에서 많이 사용하는 부스 입니다.

 (자유롭게 인테리어가 가능한 독립부스) 

저희는 두 번의 전시회 모두 조립부스 2부스(6m x 3m) 진행하였으며, 조립부스 기준으로 설명 드리겠습니다.

         2) 전시회 관련 문서 쓰기

전시회 신청 및 계약을 완료 하셨다면, 운영 사무국으로부터 전시회 관련 안내 문서 및 제출 문서 파일이 수신됩니다. 전시회 공지사항, 전시회 비품 카달로그 및 신청 문서, 부스 안내서, 전시회장 안내도 등이 있으며, 전시회를 준비하는데 필요한 정보와 필요한 비품을 구입 할 수가 있습니다. 

 (전시회 관련 안내 문서)

참가기업 소개 자료 및 전시회 주요 전시 제품은 공식 디렉토리에 게재되며, 한글 / 영어 두개의 언어로 작성하셔야 합니다.

참가업체의 출입증을 신청하셔야 하며, 부스 설치 당일날 안내소에서 추가로 발급 받을 수 있습니다. 

조립부스의 경우 부스 상단의 간판에 들어갈 간판명을 작성해야 합니다. 

독립부스의 경우 부스 설치 및 작업 내용과 작업 시간에 대한 정보를 미리 신고하여야 합니다.

전기, 전화, 인터넷, 압축공기, 급배수, 참관객 등록 시스템, 디렉토리 유료 광고는 부스 성격에 맞게 신청하시면 됩니다.

         3) 전시회 비품 신청

조립부스의 경우 기본적으로 제공되는 비품 이외에 추가 비품을 구입하시려면, 운영사무국에서 제공한 문서를 참조하여, 렌탈 신청을 하셔야 합니다. 전시용 테이블 및 상담용 테이블, 의자, 카다로그 홀더, 옷걸이, 정수기, 냉장고 등 가구 및 가전제품이 있으며, 인터넷 회선, 전력, 배수, 전화선, 방문자 카드 리더기 등 제품 시연에 맞게 신청 하실 수 있습니다.

저희는 전시용 테이블 3개, 상담용 테이블 1개, 인터넷 회선 2개만 대여하고 나머지 의자, 카다로그 홀더는 회사에서 사용하던 것을 가져왔습니다. 가구 및 가전제품은 외부 반입도 가능하니, 적당한 제품이 있으시면 직접 가져오시는 것도 좋은 방법입니다. 인터넷 회선은 저희 부스 내 시연이 트래픽을 많이 사용하기 때문에 2회선을 신청 하였습니다. 운영 사무국에서는 공유기 및 스위치 사용 불가라고 하였지만, 각 부스 별로 다 사용하는 것 같습니다. 1회선을 신청하시고 공유기를 쓰시는게 좋은 방법입니다. 

3. 홍보 자료 제작

   1) 종류 소개

전시회 기간동안 방문객에게 기업 및 제품에 대한 정보를 신속하게 전달 할 수 있는 자료로, 카다로그, 판넬, 베너 등이 있습니다. 카다로그는 회사소개, 상품에 대한 자세한 정보를 전달하는 홍보용 매체입니다. 400개가 넘는 부스를 일일이 방문하여 설명을 듣기에는 시간적 제약이 따르게 되어, 관심있는 기업의 카다로그만 가져가게 될 경우가 많습니다. 카다로그에는 보다 자세한 내용을 기록하여야 하며, 사람들이 흥미를 이끌 수 있도록 제작하여야 합니다. 4~6페이지 정도의 카다로그는 접이식 카다로그를 사용하기도 하며, 8페이지 이상의 카다로그는 중철 제본으로 많이 사용합니다. (중철제본은 4의 배수로 페이지수를 정합니다) 가격은 페이지 수, 종이 재질, 두께, 제본형태, 코팅유무에 따라 다르며, 카다로그 제작 업체에서 디자인과 출력을 동시에 하실 경우 디자인비용도 추가가 됩니다.

(2015 전시회 스마일서브 카다로그)

전시용 판넬은 부스의 벽면에 부착하는 홍보용 자료로, 방문객에게 흥미를 이끌게 하고, 많은 내용을 적기 보다는 한 눈에 파악할 수 있는, 전시 제품에 대한 포인트를 전달 할 수 있어야 합니다. 폼보드, 아크릴 액자, 알루미늄 액자, 족자형 포스터 등이 있습니다. 2014년 전시회는 알루미늄 액자형 판넬을 사용 하였고, 2015년 전시회는 족자형 포스터를 사용해본 결과, 설치 및 보관이 편리한 족자형 포스터를 추천 드립니다.

(2014년 전시회 알루미늄 액자 판넬(위), 2015년 전시회 족자 포스터(아래))

판넬을 설치할 경우 s자 고리나. 와이어 고리를 사용 하셔야 하기 때문에 판넬 제작 하실 때 꼭 함께 구매하시길 바랍니다.

(S 자 고리, 강철 와이어고리)

배너는 스탠드형으로 부스 양옆으로 세웠을 경우 멀리서도 부스의 컨셉을 느낄 수있도록 제작하여야 합니다. 많은 그림과 글귀보다, 핵심되는 단어만을 사용하여 지나가는 방문객의 궁금증을 유발 시킬 수 있어야 합니다.

 (실내용 배너 600mm x 1800mm 패트지).

            2) 디자인 작업

카다로그, 판넬, 배너 등 디자인을 하셔야 인쇄가 가능합니다. 디자인을 전공하지 않은 일반인에게는 고난이도의 작업이기 때문에 대부분 디자인 작업은 외주를 주게 됩니다. 일반적으로 카다로그, 판넬, 배너 제작업체는, 인쇄 뿐만 아니라 디자인 작업도 같이 병행하고 있으며, 디자인 작업 의뢰시 추가 비용이 발생하게 됩니다. 비용은 한페이지당 5만원 이며, 12페이지 카다로그를 제작 할 경우 60만원 이상의 디자인 비용이 발생합니다.

좀 더 저렴하게 디자인을 할 수 있는 방법으로는 크몽(www.kmong.com) 사이트를 추천 드립니다. 디자인 뿐만 아니라 광고, 번역, 제작 등 많은 전문가들이 재능을 판매하는 사이트입니다. 판매자의 포트폴리오 확인 하시고 충분히 상담을 하신 뒤 작업 의뢰를 하시고, 인쇄 업체에서 디자인 하는 것보다 약 50%~70%이상 저렴하게 디자인을 하실 수 있습니다.

(크몽 사이트)

디자이너에게 ppt 형태로 시안을 전달하면, 디자이너는 시안을 참조하여 컨셉에 맞게 제작하게 됩니다. 처음부터 ppt로 시안을 제작하시는 것보다 내가 만들고자 하는 시안을 종이에 그리신 뒤에 ppt로 옮기는게 효율적입니다.

(스케치 이미지)

종이에 스케치한 시안을 ppt 시안에서 100% 똑같이 표현 할 수 없기 때문에 디자이너에게 스케치된 시안도 함께 스캔하여 전달해 주시면 많은 도움이 됩니다. 디자인은 수정작업이 많기 때문에 보름 이상의 충분한 시간을 가지고 여유롭게 피드백 하시면서 진행 하시길 바랍니다.

              3) 인쇄 작업

디자인 작업이 완료 되셨을 경우, 인쇄업체에 완성된 시안을 전달하여 출력을 할 수 있습니다. 웹에서 보는 이미지와 인쇄되어 나오는 이미지는 해상도 차이가 있기 때문에, 디자인 작업시 300dpi의 고해상도 사진을 사용하셔야 합니다.

카다로그는 페이지 수, 종이 재질, 두께, 제본형태, 코팅유무에 따라 가격이 다르며, 기본적으로 아트지 또는 스노우지를 사용합니다. 카다로그는 전단지와 다르게 종이가 두께감이 있어야 하여 200g 정도의 두께가 적당하며, 표지부분에 코팅을 하여 훼손을 방지하고, 고급스러움을 강조 할 수 있습니다. 2014년 전시회에 기본 수량 1000부를 제작하였으나, 2일차 카다로그가 다 떨어지는 바람에 2015년 전시회에는 2000부를 제작하였습니다.

판넬은 액자형태, 인쇄지 재질, 크기에 따라 가격이 다르며, 액자형태는 폼보드, 아크릴 액자, 알루미늄 액자, 족자형 포스터 등이 있습니다. 위에서도 말씀 드렸다시피, 액자의 파손 염려가 없고, 보관이 용이한 족자형 포스터를 추천 드립니다. 용지는 페트지와 포토천이 있으며, 족자형 포스터는 페트지의 사용이 적당합니다.

배너는 거치대의 종류, 인쇄지 재질, 크기, 고정방식에 따라 가격이 다릅니다. 거치대의 종류로는 크게 실외 / 실내의 구분이 있으며, 실외 거치대는 바람, 비 외부 환경에 탁월하게 제작 되었습니다. 실내 거치대는 실내에 고정할 수 있을정도의 최소한의 거치대이며, 실외 거치대보다 내구성은 약하지만 가격은 저렴합니다. 용지는 판넬과 마찬가지로 페트지, 포토천이 있으며, 2015전시회에서 600 x 1800 페트지로 제작, 사용하였습니다.

인쇄물은 3~4일정도면 인쇄가 완료 되지만, 인쇄사에 예약된 다른 업체도 많기 떄문에 디자인 시안 작업중에 인쇄사를 컨택하여, 견적 및 일정을 확인하시길 바랍니다.

4. 부스 꾸미기

   1) 부스 컨셉잡기

보안 전시회를 예를 들어 대다수의 기업을 보면, 신제품 출시에 대한 홍보가 많습니다. 타 기업보다 저렴한 제품, 타 기업보다 고 퀄리티의 제품 홍보는 이제 방문객에게도 식상함을 느끼게 합니다.

2014년 2015년 두번의 전시회를 진행하며 저희 부스를 방문하는 방문객들에게 “이런 제품이 있었으면 좋겠다고 생각했는데, 벌써 나왔구나”라는 말을 자주 들었습니다.

“쌉니다! 좋습니다!”라고 광고하는 흔한 제품보다, “이런 제품 본 적 있으세요?” 궁금증을 유발하는 아이템은 방문객들의 발걸음을 멈추고 시선이 부스로 향하게 될 것 입니다.

          2) 부스 구성하기

부스를 구성하는데에 있어서 가장 중요한점은 부스 전면부(입구)에서 사람들의 시선을 끌어야 하는점입니다. 전면부에서 시선을 끌린 사람이 관심을 가져 부스내로 들어오게 되는 법입니다.

다음은 그림은 이번 저희 전시회 부스 구성도 입니다.

(부스 구성 및 필요 물품 정리)

전체적으로 총 4개의 시연구간을 만들었으며, 가장 흥미를 끌만한 시연 및 이벤트를 부스 전면부로 하여 사람들을 모으고 관심있는 방문객이 부스 내로 진입하면, 나머지 3개의 시연을 보여주며 자세한 기술 설명을 하는 구성입니다. ‘백문이 불여일견‘이라는 말이 있듯이 백날 설명 해주는 것보다. 직접 눈으로 확인 시켜 주는 방법이 가장 확실한 방법입니다.

부스 양옆으로 카다로그 홀더와, 배너를 세웠고, 부스 중앙에는 상담용 테이블과 의자를 벽면쪽으로 테이블을 배치해 각각 시연을 준비하였습니다. 시연용 테이블 위에는 관련 판넬 및 족자 포스터를 벽에 걸었습니다.

다음 사진은 이번 전시회 부스 실사 입니다. 전시회 시작 이전에 촬영한 것이라 모니터가 꺼져있습니다. 

(부스 전면부 정면사진)

부스 전면부에는 사람들에게 익숙한 인터폰 연동 시연으로 궁금증을 유발 시키며, ‘사은품을 드립니다’ 라는 문구로 방문객을 한번 더 멈추게 합니다. 전면부 테이블에는 시연용 모니터, 휴대폰, 전화기가 있고, 명함과 방문객 명함 수거통, 이벤트 관련 안내판을 배치하였습니다. 사진에는 짤렸지만 부스 끝 양 옆으로 배너를 세워 멀리서도 눈에 띄도록 구성 하였습니다.

(동축 IP 전송 솔루션 시연 사진)

IP 전송을 동축케이블에서 사용 하는 솔루션입니다. 방문객에게 가장 이해가 쉽도록 200m 동축케이블을 5개 연결하여 1Km에서 데이터 전송이 가능한 영상을 모니터로 보여주도록 구성하였습니다. 테이블 위의 벽에는 동축 솔루션에 대한 간단한 소개 판넬과, 동축 컨버터, 샷시, 동축카메라 등 제품도 소개하고 있습니다.

(CCTV 라이브 시연 사진)

CCTV로 24시간 생방송 하는 서비스 입니다. 부스 내를 CCTV로 촬영하고, 촬영된 영상을 Cloudv 회사 홈페이지에 링크함으로써 인원 제한 없이 생방송 시청 가능한 점을 강조하였습니다. 각 지역별 도로교통상황, 결혼식이나 전시회 등의 행사, 요즘 이슈가 되고 있는 어린이집에 설치하여 실시간으로 영상 확인이 가능합니다. 

(셀프방범 시연 사진)

침입 감지 즉시 사용자에게 즉시 통보되고 즉시 영상을 확인하며 조치를 취할 수 있는 셀프방범 서비스 입니다. 왼쪽 주황 사각형 지역에 카메라의 모션 감지 기능을 설정하여 카메라 영상의 사각형 지역에 픽셀의 변화가 있을 경우 테이블 위의 전화기, 휴대폰으로 즉시 통보가 오게 되고 현장을 실시간으로 확인 할 수 있습니다. 

            3) 사람을 집중 시켜라

그렇다면 어떻게 방문객들의 시선을 끄는가?

첫번째로 제품 시연하여 지나가는 사람들 눈에 띄도록 합니다. 그러나 이 방법은 대다수 부스에서 진행하고 있습니다. 부스 컨셉잡기에서 강조 한것 처럼 같은 제품이라도 어떻게 궁금증을 유발시키는 시연을 구성하느냐가 중요합니다.

두번째로 사람들이 흥미를 가질만한 말을 던저 궁금하게 만들어야 합니다.

저희 부스를 예로 들어

1. CCTV와 클라우드를 융합하여 서비스를 출시 했습니다.

2. 침입 감지시 1000개의 전화로 알려드립니다.

3. CCTV로 24시간 생방송을 합니다.

4. IP카메라를 동축 케이블에서 사용합니다.

5. 집에 사람이 없어도 휴대폰으로 우리집 방문자를 확인하고 문을 열어 줄 수 있습니다.

이런 멘트를 날리면 지나가는 방문객은 가장 먼저 ”저건 뭐지?”, “어떻게 그게 가능하지?”라는 의문을 가지고 설명을 듣게 됩니다.

세번째로는 사람이 사람을 모여들게 만듭니다. 길거리를 지나가다 사람이 많아 북적거리는 식당을 보면 그 식당 음식이 특별하다고 생각하고 식사를 하러 들어가거나 메뉴가 어떤지 한번 처다보게 됩니다. 마찬가지로 부스 앞에 사람이 많을 수록 사람들은 뭔가 있음을 느끼고 관심을 가지게 됩니다. 처음부터 다수를 상대로 시연 또는 설명을 하려 하지 말고, 한 명에게 시연과 설명을 하고 있으면 어느새 그 옆에는 설명 듣고 있는 방문객은 늘어나 있을겁니다.

(2014년 전시회(위), 2015년 전시회(아래) 스마일서브 부스 실황)

네번째로 이벤트 및 사은품을 통해 관심을 가지도록 합니다. 별 관심없이 부스를 지나치다가, 이벤트 및 사은품을 보고 처다 보시다가 잡히신(?) 분들이 많았습니다. 이번 전시회에서는 명함 넣어주신분 추첨을 통해 사은품을 드리는 이벤트를 진행하였습니다.  방문객은 사은품 당첨되어 좋고, 저희는 명함을 통해 2차 홍보용 DM 발송을 할 수 있기에 더욱 좋습니다. 

(이벤트의 진실성을 위해 증정시 사진을 촬영하였습니다)

(당첨되신분 축하드립니다)

마지막으로 호객행위가 필요 합니다. 전시회에 우리 회사를 어필하기 위해 막대한 비용과 시간, 노력을 소모하였는데, 준비한 것에 전부 보여주지 못한다면 얼마나 아깝습니까? 전시회에서 우리 부스 홍보할 수 있는 시간은 3일동안 21시간이 전부 입니다. 21시간 동안 최대한 어필 할 수 있는 방법은 방문객이 올 때까지 기다리는게 아니라 지나쳐가는 방문객을 잡아야 합니다. 21시간 동안 가만히 의자에 앉아 방문객이 물어보는 것만 대답해주는 부스와 지나가는 방문객을 잡고 한마디 더 건내는 부스의 매출 차이는 21배 이상이 날 수도 있습니다.

(21배 열심히 설명하는 스마일서브)

5. 마치며

처음 전시회를 준비하시는 분들께 부족하지만 많은 도움이 되었으면 좋겠습니다. 

3일동안 하루도 안빠지시고, 왕복 6시간거리를 버스타고 오셔 부스를 빛내주신 김병철 대표님.

신규 서비스 기획부터, 전시회 구상까지 모든 일을 관리해주시고 피드백 해주신 김기중 본부장님.

킨텍스에서 모든 시연이 가능하게 끔 설치 및 설정 해주신 하나 뿐인 동기 정영진씨.

바쁘신 와중에 방문하셔 설명을 도와주신 이후정보시스템 이현우 대표님.

3일동안 생소한 분야의 전시회장에서 웃음을 잃지 않고 방문객 응대 해주신 안은정씨.

정말 수고 많으셨습니다. 

감사합니다.

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